Доброто менаџирање на вашето време ќе ве ослободи од дел од стресот и ќе ја избегне исцрпеноста. Добрата организација на времето е потребна 24 часа дневно и 7 дена неделно. Истата не можете да ја научите на факултет, а еднаш штом ќе ја научите, нема да можете да ја заборавите и ќе ја применувате постојано додека сте на работа, но и додека ги организирате фамилијарните активности. Во денешното турбулентно живеење, морате да си оставите простор за подобрување на менаџментот на времето.
1. Одредете кои активности се најважни во вашиот бизнис
Јасно издвојте ги најважните аспекти од вашата работа, односно оние работи кои генерираат најголеми резултати. Поставете си прашања од типот: Што најмногу влијае на моите вработени?; Кои активности ја зголемуваат продажбата?; Што најмногу сакаат моите клиенти?. Не го заборавајте "Парето оптимум" принципот, според кој 20 проценти од работите генерираат 80 проценти од резултатите. Во позадина на овој совет стојат токму оние 20 проценти кои имаат најголем придонес за вашата организација.
2. Правете "TO DO" листи (листи на сите работи кои треба да се извршат)
Откако ги знаете најважните активности за вашата организација, започнете со правење на неделни To-Do листи. Сите ставки во листите означете ги со A,B или C, при што со A ќе бидат обележани најважните, а со C помалку важните работи кои треба да се извршат оваа недела. Секое утро, правете дневни to-do листи, потенцирајќи ги работите кои мора да бидат завршени денес и работите кои би сакале да ги завршите доколку ви остане време.
3. Не работете според чувствата
Карактеристика на лошите менаџери е да го засноваат своето работење на моменталната емотивна состојба (пример: Не можам да им се јавам сега затоа што не сум многу расположен за муабет). Ефективното менаџирање на времето ги приоритизира навиките над чувствата. Деловниот разговор на телефон треба да биде рутина, а не емотивна потешкотија. Најголем број од менаџерите прво ги извршуваат лесните и едноставните ставки во нивните to-do листи (како читање на е-пошта, разгледување на дневни весници, средување на бироата и сл.). Добрите менаџери прво ги извршуваат поважните работи, без разлика на емотивната состојба.
4. Доделувајте задачи на други
Доколку сте еден од оние лидери кои сакаат сами да ги извршуваат сите работи, тогаш најверојатно ќе останете презафатени, исфрустрирани и нервозни. Зголемете ја довербата во луѓето околу вас и полека доделувајте им дополнителни задачи, со цел максимално да го искористите нивното, а со тоа и своето време. Ова ќе ви дозволи да се сконцентрирате на поважните работи во компанијата.
5. Прочитај, меморирај и фрли
Следете го правилото за еднократно читање на документите. Административните работи знаат да потрошат голем дел од вашето работно време, особено доколку не ги извршувате на време. Читајте ги документите само еднаш, меморирајќи го она на што се однесува документот и веднаш наоѓајќи решение него. Доколку тоа е нова фактура, пресметајте кога мислите дека е најдобро време да се плати и веднаш додадете го терминот во вашиот распоред. Доколку се работи за апликација која треба да ја пополните, направете го тоа веднаш или пак доколку сте презафатени во моментот, пополнете ја апликацијата на крајот на денот. Најлоша навика е да го чекате крајниот рок на аплицирање, затоа што голема е веројатноста да бидете презафатени тој ден или пак да заборавите. Подобро е да изгубите две, три или пет минути сега кога сте го добиле документот, отколку да изгубите половина час по неколку дена, трудејќи се да се сетите на местото каде сте ја зачувале.
6. Бидете реални и останете флексибилни
При составувањето на дневните и неделните распореди трудете се да бидете што е можно пореални за количината на работа која планирате да ја изработите. Предвидувањата засновајте ги на примерите од минатото. Доколку до сега во просек сте имале по 6 состаноци дневно, не планирајте да одржите 12 состаноци утре. Секогаш оставете си еден дел од денот во кој немате никакви обврски, затоа што секогаш се појавуваат работи кои мора одма да ги завршите. Доколку не се појават вакви работи, тогаш времето искористете го за задачите обележани со буквата "C".
7. Оставете си време за себе
Посветете си дел од работното време само за себе. Доколку некој ве бара во тој период, слободно оправдајте се дека имате состанок или дека сте зафатени. Вие и навистина сте зафатени, затоа што овој период од денот вие треба ги наполните своите батерии и да размислите од едно повисоко ниво. Секојдневните активности често ви ја замаглуваат најважната цел кон која се стремите. Колку и да сте зафатени, секогаш можете да одвоите 15 минути дневно за себе.
8. Веднаш одговарајте на електронските пораки
И овде важи правилото под реден број 5, но со мали корекции. Овој пат правилото гласи: Прочитај, зачувај и одговори. Креирајте папка во вашата е-пошта која ќе ја именувате "За подоцна" (или некое слично име со иста намена). Овде зачувувајте ги сите пораки на кои треба да одговорите меѓутоа сеуште не знаете што да напишете или пак ви е потребно повеќе време. Најдобра практика е веднаш да одговорите на секоја порака. По секој настан на кои сте присуствувале, испратете им порака на луѓето што сте ги запознале на тој настан. Тоа ќе им покаже дека сте ги ставиле на листата на приоритети и веднаш сте ги контактирале. Некои од овие луѓе во иднина ќе бидат важни стратешки партнери во вашиот бизнис.
